फ़ाइल फ़ोल्डर निर्यात करें

एक्सपोर्ट के लिए विभिन्न प्रकार की फाइलें और फोल्डर

एक्सपोर्ट के लिए फोल्डर

• एक्सपोर्ट फोल्डर

  एक एक्सपोर्ट फोल्डर, एक फ़ाइल के रूप में, समूहीकृत डेटा रखता है जिसे एक ही पैकेज में निकालने के लिए बनाया गया है। Whiz फोल्डर में इसे अच्छी तरह से व्यवस्थित किया जा सकता है ताकि डेटा एक्सपोर्ट करते समय प्रत्येक सेक्शन को आसानी से समझा जा सके, शायद वित्तीय रिपोर्ट या प्रोजेक्ट दस्तावेजों जैसे विशिष्ट प्रकार के डेटा को एक्सपोर्ट करने के लिए विशिष्ट फोल्डर भी हों।

• प्रोजेक्ट फोल्डर

  जैसा कि नाम से पता चलता है, एक्सपोर्ट के रूप में प्रोजेक्ट फोल्डर एक विशेष प्रोजेक्ट से संबंधित सभी दस्तावेजों और फाइलों को रखते हैं। प्रोजेक्ट एक्सपोर्ट फोल्डर में प्रोजेक्ट प्लान, रिपोर्ट, टाइमलाइन और प्रोजेक्ट से संबंधित कोई भी पत्राचार जैसी चीजें होती हैं। इन प्रकार के फोल्डर को आसानी से इस आधार पर समूहीकृत किया जा सकता है कि उन पर कितना काम किया गया है, वे कितने पूर्ण हैं, या यदि Whiz फोल्डर में काम फाइनल, सक्रिय या संग्रहीत है।

• क्लाइंट फोल्डर

  इन फोल्डरों का उपयोग एक ही क्लाइंट या ग्राहक से संबंधित सभी जानकारी को संग्रहीत करने के लिए किया जाता है, और इसलिए, इसे एक्सपोर्ट के लिए एक आसानी से सुलभ और व्यवस्थित फोल्डर में रखा जाता है। क्लाइंट एक्सपोर्ट फोल्डर में अनुबंध, पत्राचार, चालान और किसी विशिष्ट क्लाइंट या ग्राहक के साथ व्यवहार करने के लिए उपयोग की जाने वाली कोई भी प्रासंगिक सामग्री होती है। Whiz फोल्डर में, क्लाइंट फोल्डर को वर्तमान, अतीत में निपटाए गए या संभावित ग्राहकों और ग्राहकों जैसी श्रेणियों के अनुसार व्यवस्थित किया जा सकता है।

• रिपोर्ट फोल्डर

  ये फोल्डर हैं जिनमें रिपोर्ट से संबंधित डेटा होता है। उदाहरण के लिए, ऐसा डेटा वार्षिक रिपोर्ट के लिए हो सकता है, रिपोर्ट एक्सपोर्ट फोल्डर में रिपोर्ट होती हैं और इन्हें विभाग, समय अवधि या रिपोर्ट के प्रकार के अनुसार व्यवस्थित किया जा सकता है।

• वित्तीय फोल्डर

  कहा जाता है कि वित्तीय फोल्डर में सभी वित्तीय-संबंधित दस्तावेज होते हैं और इन्हें इस तरह से व्यवस्थित किया जाता है कि वित्तीय विवरण, बजट और अन्य वित्तीय एक्सपोर्ट फोल्डर को आसानी से प्राप्त किया जा सके। Whiz फोल्डर में, वित्तीय फोल्डर को वर्ष या दस्तावेज़ के प्रकार के अनुसार व्यवस्थित किया जा सकता है।

एक्सपोर्ट के लिए फाइलें

• दस्तावेज़ फाइलें

  शब्दों में ये दस्तावेज़ फाइलें आमतौर पर टेक्स्ट वाली होती हैं और इनका उपयोग रिपोर्ट, प्रस्ताव या अन्य प्रकार के लिखित दस्तावेज़ रखने के लिए किया जा सकता है जो एक्सपोर्ट प्रक्रिया के दौरान मूल्यवान होते हैं। इन फ़ाइलों में .doc या .pdf जैसे प्रारूप शामिल हैं जिन्हें समायोजित किया जा सकता है और आसानी से मुद्रित और पढ़ा जा सकता है।

• स्प्रेडशीट फाइलें

  स्प्रेडशीट फाइलें उन डेटा को रखने के लिए उपयोगी होती हैं जिन पर काम किया गया है, जैसे वित्तीय डेटा, प्रोजेक्ट टाइमलाइन और किसी भी प्रकार का डेटा जिसे विश्लेषणात्मक अर्थ में संदर्भित किया जाता है। ये फाइलें आमतौर पर .xls या .csv प्रारूप में होती हैं, और बाद वाला विशेष रूप से तब उपयोगी होता है जब इस तरह के डेटा की मांग बाहरी पार्टियों जैसे वित्तीय सेवा बोर्ड द्वारा की जाती है।

• प्रेजेंटेशन फाइलें

  प्रेजेंटेशन फाइलें उन सामग्रियों को संग्रहीत करने के लिए उपयोग की जाती हैं जिनका उपयोग औपचारिक और अनौपचारिक दोनों प्रेजेंटेशनों में किया जाता है जो धन जुटाते हैं या परियोजना पर जानकारी प्रस्तुत करते हैं। इन फ़ाइलों में .ppt या अन्य समान प्रारूपों में प्रेजेंटेशन बनाने और देने के लिए नोट्स शामिल हैं।

• इमेज फाइलें

  ऐसी फाइलें अभी भी दस्तावेज़ श्रेणी में हैं लेकिन अलग से चर्चा की जानी चाहिए। स्क्रीनशॉट, ग्राफ़ और अन्य संबंधित छवियों जैसी इमेज फ़ाइलों का उपयोग दस्तावेज़ को स्पष्ट करने के लिए एक्सपोर्ट के लिए भी किया जा सकता है। वे आमतौर पर .jpg या .png प्रारूपों में होते हैं।

• डेटा बैकअप फाइलें

  डेटा एक्सपोर्ट प्रक्रियाओं में बैकअप आवश्यक हैं क्योंकि वे मूल डेटा के बैकअप के रूप में काम करते हैं, इस प्रकार एक्सपोर्ट प्रक्रिया के दौरान डेटा हानि या भ्रष्टाचार के खतरे को कम करते हैं। ये फाइलें आमतौर पर .zip जैसे प्रारूपों में होती हैं।

फाइलों और फोल्डरों के एक्सपोर्ट की विशिष्टताएँ

फाइलों और फोल्डरों को एक्सपोर्ट करने में एक सिस्टम से दूसरे सिस्टम में डेटा स्थानांतरित करना शामिल है, अक्सर इसे साझा करने, संग्रहीत करने या बस स्थानांतरित करने के इरादे से। इसमें पहला कदम एक्सपोर्ट करने के लिए आवश्यक फाइलों और फोल्डरों का चयन है, और इसे प्रासंगिकता या आकार जैसे मानदंडों का उपयोग करके प्राप्त किया जा सकता है। अगली महत्वपूर्ण बात जिसका ध्यान रखना है वह है प्रारूप: फ़ाइलों को आसान प्रस्तुति या साझा करने के उद्देश्यों के लिए अन्य स्वरूपों में बदलने की आवश्यकता हो सकती है। स्थानांतरण के दौरान सुरक्षा के लिए, डेटा को एन्क्रिप्ट करना या संवेदनशील जानकारी के लिए पासवर्ड का उपयोग करना भी उचित हो सकता है। बड़े एक्सपोर्ट के लिए, स्थानांतरण को गति देने और जगह बचाने के लिए फ़ाइलों को संपीड़ित करने में मदद मिलेगी। अंत में, स्थानांतरण के लिए एक विश्वसनीय विधि या उपकरण प्राप्त करना, जैसे कि फ़ाइल स्थानांतरण सॉफ़्टवेयर, क्लाउड स्टोरेज, या एक बाहरी हार्ड ड्राइव, आवश्यक है।

फाइलों और फोल्डरों के एक्सपोर्ट के लिए परिदृश्य

निम्नलिखित कुछ स्थितियाँ हैं जो यह समझने में मदद करती हैं कि एक्सपोर्ट कैसे और क्यों होते हैं:

• बैकअप उद्देश्यों के लिए एक्सपोर्ट करना

  डेटा का बैकअप लेना फ़ाइलों और फ़ोल्डरों को एक्सपोर्ट करने के मुख्य कारणों में से एक है। चाहे वह कोई दस्तावेज़ हो, कोई छवि हो, या कोई प्रोजेक्ट फ़ाइल हो, लोग हमेशा बाहरी स्टोरेज पर या क्लाउड में उसकी एक और प्रति बनाना सुनिश्चित करते हैं। उदाहरण के लिए, कोई व्यक्ति अपनी महत्वपूर्ण कार्य फ़ाइलों को हार्ड ड्राइव में एक्सपोर्ट कर सकता है ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि यदि उनके कंप्यूटर को कुछ होता है, तो भी फ़ाइलें सुरक्षित हैं।

• सहयोगात्मक कार्य एक्सपोर्ट

  कुछ परियोजनाओं पर सहयोग करने के लिए यह आवश्यक है कि फाइलें अन्य शामिल पार्टियों के साथ साझा की जाएं। यह ऐसे मामलों में बहुत स्पष्ट है जैसे कि जब एक डिज़ाइन टीम कुछ प्रस्तावों पर काम कर रही है और किसी अन्य विभाग से कुछ इनपुट या अंतर्दृष्टि प्राप्त करना चाह सकती है। यहां, वे डिज़ाइन फ़ाइलों को किसी अन्य प्लेटफ़ॉर्म पर एक्सपोर्ट करेंगे जहां हर किसी की पहुंच है ताकि वे सभी एक साथ परियोजनाओं में भाग ले सकें।

• सॉफ़्टवेयर माइग्रेशन के लिए फ़ाइलों को एक्सपोर्ट करना

  कभी-कभी एक सॉफ़्टवेयर एप्लिकेशन से दूसरे सॉफ़्टवेयर एप्लिकेशन में जाने पर एक्सपोर्ट की आवश्यकता होती है। उदाहरण के लिए, एक व्यक्ति या संगठन जो अपने डेटा को किसी प्रकार की प्रबंधन प्रणाली में संग्रहीत करता है, वह उस डेटा को एक्सपोर्ट करना चाह सकता है ताकि इसे एक नई और शायद अधिक उपयुक्त प्रबंधन प्रणाली में आयात किया जा सके।

• नियामक अनुपालन को पूरा करने के लिए एक्सपोर्ट करना

  कुछ उद्योगों में ऐसे नियम हैं जिनके लिए व्यवसायों को अपनी फ़ाइलों को एक निर्दिष्ट अवधि के लिए रखने की आवश्यकता होती है। उदाहरण के लिए, एक लॉ फर्म या वित्तीय संस्थान अपनी फ़ाइलों को एक्सपोर्ट करना चाह सकता है ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि वे उन अनुपालन ऑडिट मांगों को पूरा करने के लिए सही दस्तावेज़ सही जगह पर रख रहे हैं।

• पोर्टफोलियो निर्माण के लिए छवियों को एक्सपोर्ट करना

  एक और सामान्य परिदृश्य, विशेष रूप से क्रिएटिव के बीच, पोर्टफोलियो बनाने में उपयोग की जाने वाली छवियों को एक्सपोर्ट करना है। चाहे वह फोटोग्राफर हो, ग्राफिक डिजाइनर हो या कलाकार, नौकरी की खोज या क्लाइंट अनुरोध की तैयारी में पोर्टफोलियो में या ऑनलाइन वेबसाइट पर प्रदर्शित करने के लिए कार्य नमूनों को एक्सपोर्ट करना एक आवश्यक कदम है।

उच्च गुणवत्ता वाली एक्सपोर्ट फाइलों और फोल्डरों का चयन कैसे करें

बिक्री के लिए उत्पादों को खरीदते या चुनते समय, थोक विक्रेताओं और वितरकों को कई व्यावहारिक बातों पर विचार करना चाहिए।

सामग्री पर विचार करें

उच्च गुणवत्ता वाली सामग्री जैसे पॉलीइथाइलीन, पीवीसी, या पॉलीप्रोपाइलीन से बने उत्पादों की तलाश करें, क्योंकि ये सामग्री मजबूत और टिकाऊ दोनों साबित हुई हैं। फ़ोल्डरों और फ़ाइलों की मोटाई पर ध्यान दें, क्योंकि अधिक मोटाई के परिणामस्वरूप अधिक कठोरता और पहनने की क्षमता होती है।

डिजाइन की जाँच करें

ऐसे उत्पादों का चयन करें जिनमें डिब्बों या कुंडी की संख्या के संबंध में एक व्यावहारिक डिजाइन हो और वे शारीरिक रूप से आकर्षक हों। सुरक्षित बंद करने के लिए फास्टनरों वाले फोल्डर और आसान संगठन के लिए स्पष्ट रूप से लेबल वाले सेक्शन चुनें, और आसान पहुंच और धारकों में भंडारण के लिए प्रबलित किनारों और छेद वाली फाइलों का विकल्प चुनें।

क्षमता का आकलन करें

आवश्यक भंडारण स्थान के बारे में सोचें और ऐसे फ़ोल्डरों और फ़ाइलों के लिए जाएं जो कई दस्तावेज़ों, रिपोर्टों या अन्य रिकॉर्ड को रखने के लिए पर्याप्त बड़े हों। यदि आवश्यक हो तो विस्तार योग्य विकल्पों का चयन करें, और यदि उत्पाद पेशेवर उपयोग के लिए हैं, तो बड़े आकार के उत्पादों को प्राप्त करने पर विचार करें।

उद्देश्य निर्धारित करें

फिर, उस सामग्री के उपयोग का निर्धारण करें जिसके लिए प्रकारों के आधार पर भेद की आवश्यकता होगी - क्या यह कार्यालय उपयोग, स्कूल के काम या पेशेवर प्रस्तुतियों के लिए है? उदाहरण के लिए, यदि यह स्कूल के लिए है, तो टैब फ़ाइल प्राप्त करना आदर्श होगा, या यदि यह पेशेवर काम के लिए है, तो दस्तावेज़ धारक प्राप्त करना उपयुक्त होगा।

समीक्षाएँ जाँचें

अंत में, उत्पाद प्रदर्शन और गुणवत्ता की वास्तविक समझ देने के लिए उपलब्ध समीक्षाओं और प्रशंसापत्रों पर कुछ शोध करके पता करें कि अन्य उपभोक्ता उत्पादों के बारे में क्या कहते हैं।

प्रश्न और उत्तर

प्रश्न 1: एक्सपोर्ट फाइलों और फोल्डरों को बनाने के लिए आमतौर पर किस प्रकार की सामग्री का उपयोग किया जाता है?

उत्तर 1: आमतौर पर, ये उत्पाद पॉलीप्रोपाइलीन, पॉलीइथाइलीन और पीवीसी (पॉलीविनाइल क्लोराइड) कपड़ों जैसी गुणात्मक और टिकाऊ सामग्री से बने होते हैं।

प्रश्न 2: क्या एक्सपोर्ट के लिए फाइलों और फोल्डरों को सुरक्षित करने के लिए कोई कदम उठाए गए हैं?

उत्तर 2: संभवतः, एक्सपोर्ट फाइलों और फोल्डरों को दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए लोचदार बैंड, बटन वाले डिब्बों, जिप्ड जेब या लॉक करने योग्य टैग जैसी सुविधाओं से लैस किया गया है।

प्रश्न 3: एक्सपोर्ट फाइलों और फोल्डरों में उपयोग की जाने वाली सामग्रियों की मोटाई का क्या महत्व है?

उत्तर 3: मोटाई स्थायित्व का एक गेज है। फ़ाइल या फ़ोल्डर जितना मोटा होगा, वह रोजमर्रा के नियमित और लंबे समय तक उपयोग के लिए उतना ही कठिन और मजबूत होगा।

प्रश्न 4: फाइलों और फोल्डरों की क्षमताओं और कार्यक्षमताओं को बताना कैसे संभव होगा?

उत्तर 4: तो, जानने का सबसे अच्छा तरीका ग्राहक प्रतिक्रिया को देखना है। ऐसा करने से उन लोगों के वास्तविक अनुभवों के आधार पर उत्पाद के प्रदर्शन और स्थायित्व में अंतर्दृष्टि देने में मदद मिलती है जिन्होंने इसका उपयोग किया है।

प्रश्न 5: क्या लोग अपने दस्तावेजों को एक्सपोर्ट के लिए उन फोल्डरों और फाइलों में व्यवस्थित कर सकते हैं?

उत्तर 5: हाँ, उनमें से कई कई उपखंडों, लेबल वाले टैब और जेबों के साथ आते हैं जो दस्तावेजों को एक व्यवस्थित तरीके से साफ और उचित रूप से संग्रहीत करने में सक्षम बनाते हैं।